解決的對策與建議

一、提高認識強化檔案管理的責任感

一是提高認識。“檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來”。要充分認識檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性、安全性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。

二是強化法制意識。樹立法制觀念，是做好檔案管理工作的基礎。要在學習《特種設備安全法》、《檔案法》等國家法律法規上下功夫，使依法管檔意識深入人心。使檔案管理人員做到學法、知法、懂法、執法，提高按法律、規律、程序、制度辦事的自覺性，解決和杜絕檔案管理可有可無等錯誤思想。

三是增強責任感。單位領導要重視檔案管理工作，定期檢查、定期調度，掌握檔案管理情況;檔案主管部門要積極主動地向領導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創造良好的檔案管理環境;要經常組織檔案管理人員學習檔案法律法規，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案管理工作的自覺性。

二、健全完善檔案管理制度

健全和完善檔案管理制度是做好檔案管理工作的關鍵。檔案管理制度一般包括：檔案的搜集、整理、歸檔;閱覽、外借、復制;檔案管理人員的任命、培訓、調離、交接;監督、檢查等制度。健全完善的檔案管理制度應該做到以下幾點：

一是科學性、合理性。建立的檔案管理制度必須符合單位特點和特種設備檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。

二是簡明實用。制度必須具有可操作性，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。

三是堅持檔案管理制度約束的雙向性。既約束領導又約束檔案管理員。

四是堅持制度執行的嚴肅性。檔案管理制度一旦確立，就必須嚴格執行。在制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

總之，用制度保障檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。

三、提高檔案管理人員業務素質

檔案管理人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案管理人員的素質直接影響到檔案管理水平，影響單位形象，甚至影響單位的安全生產。所以，提高檔案工作者的素質，科學管理檔案，充分利用檔案服務安全生產。

一是選準配好檔案管理人員。將辦事認真、細心、勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，要從政治上愛護、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，盡量少調整檔案管理人員，確保該隊伍的專業性。

二是檔案管理人員要熟悉工作流程。在檔案收集、整理、歸檔、管理等過程中嚴格把關。需要錄入微機的應及時錄入微機，使利用者通過OA辦公自動化系統方便查、借閱。

三是加強檔案業務培訓。既要選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業務培訓，又要鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案管理人員的實際操作技能。

四是組織觀摩學習。采取“請進來教、走出去學”的辦法，請檔案主管部門的業務專家上門指導，組織檔案管理人員到檔案管理先進單位參觀學習，實地觀摩檔案管理先進經驗和具體操作技能。

四、以規范管理提高檔案質量

一是規范歸檔材料收集工作。嚴格遵守檔案管理制度，分門別類進行收集，(1)《特種設備安全法》第三十五條規定的內容，必須收集齊全。即：“(一)特種設備的設計文件、產品質量合格證明、安裝及使用維護保養說明、監督檢驗證明等相關技術資料和文件;(二)特種設備的定期檢驗和定期自行檢查記錄;(三)特種設備的日常使用狀況記錄;(四)特種設備及其附屬儀器儀表的維護保養記錄;(五)特種設備的運行故障和事故記錄。”(2)單位檔案管理規章制度、單位特種設備管理規定、特種設備管理會議紀要等。(3)檔案管理人員任命、離任、調整、交接等方面的文件、手續等。(4)使用單位監督檢查記錄、違章處理記錄等。

二是規范檔案整理工作。要嚴格按照特種設備檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確，案卷封面、卷內文件目錄、案卷裝訂結實美觀。

三是規范檔案管理工作。檔案實行集中統一管理，方便檔案的保管和利用;要積極改善檔案保管環境和物質條件，全面配置防火、防盜、防霉、防蛀、防潮等安全保管設備。

四是采用信息化手段管理檔案。信息化是當今社會發展的大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，特種設備使用單位應充分運用當代科技新成果和管理新手段，特別是信息管理系統、OA辦公軟件等，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。

五、強化檔案監督交接工作

檔案的交接工作是一項嚴肅認真的工作，做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續不斷有序進行的需要，而且也是《特種設備安全法》、《檔案法》及《檔案法實施辦法》等法律法規賦予檔案人員的職責。檔案交接必須按照《檔案管理制度》規定實施監督交接，檔案監督交接工作對檔案交接起著鑒證和監督作用。因此，無論是特種設備檔案機構負責人交接，還是具體負責檔案保管人員的交接，都必須安排專人負責監督交接。檔案監督交接人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。檔案管理人員交接，可由檔案機構負責人監督交接;檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監督交接。交接雙方在監督交接人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續齊全，并要在交接文書上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文書一式3份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文書上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

六、加強檔案監督

一是對檔案管理人員的監督。檔案管理人員必須具備較高的政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案工作;較強的業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規;較深的文化素養，要有較高的文化知識，能總結和分析利用檔案管理工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。因此，對檔案管理人員實施半年和年度考核，重點考核他們的德能勤績和工作質量，促進提高檔案管理水平。

二是對檔案定期檢查。定期檢查檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。重點查看檔號、案卷標題是否規范;是否有案卷卷內目錄;案卷內容是否齊全等。

三是監督制度實施情況，特別是監督閱覽制度、外借制度、復制制度、監交制度等是否得到落實。對借閱的檔案逾期不還、丟失、破損或發生失竊、泄密事件的，應依法嚴肅查處。

(作者單位：山東省特種設備檢驗研究院泰安分院)